Problematyka wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur

1. Cele i założenia Krajowego Systemu e-Faktur 

W obecnym stanie prawnym KSeF działa fakultatywnie i w ograniczonym zakresie. Podatnicy mogą stosować KSeF, jeśli chcą, i mają do tego pewne zachęty podatkowe, jak np. szybszy zwrot VAT, tj. 40 dni. Podatników, którzy fakultatywnie działają w KSeF, jest jednak niewielu. Od 1.7.2024 r. każdy podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej w Polsce będzie zobowiązany do tego, aby zacząć stosować KSeF. Oznacza to tym samym, iż nie ma znaczenia, czy jest się małym czy dużym przedsiębiorcą. 

Podkreślić należy, że Polska ma zostać czwartym krajem w Unii Europejskiej, który wdroży KSeF. Dotychczas rozwiązanie to funkcjonuje we Włoszech, w Hiszpanii oraz Portugalii.¹   

Wszelkie zmiany w zakresie fakturowania mają mieć miejsce w związku z powszechną cyfryzacją w Polsce. Założeniem omawianego programu jest pozbycie się dotychczas często funkcjonującego, papierowego obiegu dokumentów, na rzecz dokumentów przekazywanych w formie cyfrowej.²   

Założenie wdrożenia KSeF reguluje art. 106nd ustawy z dnia 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług³ (dalej: VATU). W myśl jego postanowień Szef Krajowej Administracji Skarbowej jest postrzegany jako administrator danych zawartych w systemie.  

Ponadto system będzie umożliwiał nadawanie, zmienianie oraz odbieranie uprawnień poszczególnym użytkownikom. Dotychczas funkcjonujący obrót gospodarczy fakturami ulegnie całkowitej zmianie z dniem 30.6.2024 r. Bowiem po wprowadzeniu wymaganych danych do systemu każda faktura uzyska szczegółowy identyfikator, dzięki któremu będzie oznaczana na potrzeby obiegu dokumentów w skali kraju. Rozwiązanie to może zostać także przyjęte wewnątrz przedsiębiorstwa, gdzie na podstawie numeru KSeF będzie można zidentyfikować dokument. Faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF będzie uznawana za wystawioną oraz doręczoną do odbiorcy wtedy, gdy zostanie jej nadany szczegółowy numer identyfikujący.⁴ 

Zasadniczo czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, w Polsce- również krajowe dostawy towarów oraz świadczenie usług pomiędzy przedsiębiorcami- (system B2B – ang. business to business) oraz na rzecz organów publicznych (system B2G – business to government) będą objęte obligatoryjnym wdrożeniem KSeF. Ponadto wdrażane przepisy obejmują swoim zakresem wystawianie e-Faktur przez podmioty mające siedzibę lub też stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.⁵ Przy użyciu KSeF będą wystawiane także faktury korygujące.

Wdrożenie jednolitego standardu obrotu e-fakturami w swoich założeniach ma na celu dodatkowe uszczelnienie funkcjonującego systemu podatkowego. Praktycznie może to oznaczać bardziej efektywną analizę oraz weryfikację ze strony organów podatkowych. Zasadniczo przestępcy oraz podobne grupy nie będą miały „pola działalności” w zakresie błędnego rozliczania podatku VAT.  

2. Zwolnienia z obowiązku wprowadzenia KSeF

Co do zasady podatnicy będą zobowiązani do wdrożenia KSeF od 1.7.2024 r. Wyjątek będą stanowić podatnicy zwolnieni z podatku VAT (bez znaczenia jest podstawa prawna zwolnienia – art. 43 lub art. 113 VAT-u). W ich sytuacji termin na wdrożenie zostanie przesunięty na 1.1.2025 r.⁶  

Faktury wystawiane na rzecz odbiorców fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej będą wystawiane w sposób tradycyjny, a więc dopuszczone będzie wystawianie faktur w sposób odręczny. 

Ponadto z wdrożenia KSeF zwolnione będzie wystawianie faktur: 

1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju; 
2. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę; 
3. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, tj., stosujących procedurę nieunijną dotyczącą niektórych usług, szczególną procedurę w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób czy też szczególną procedurę dotyczącą sprzedaży na odległość towarów importowanych, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach; 
4. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s. 

Warto podkreślić, że w chwili obecnej KSeF funkcjonuje w dwóch środowiskach: testowym oraz produkcyjnym (Strona KSeF https://www.podatki.gov.pl/ksef/, dostęp dnia 24.10.2023 r.). Pierwszy z nich, jak sama nazwa wskazuje dotyczy wersji demo programu, a więc faktury nie trafiają do rzeczywistego obiegu. Zaś drugi występuje obecnie w formie fakultatywnej. Zatem jeżeli wystawca faktury uzyska pisemną zgodę odbiorcy na przekazywanie dokumentów za pośrednictwem KSeF, to wówczas faktura jest uznawana za prawnie dopuszczoną do obrotu oraz kontrahenci są traktowani jako użytkownicy KSeF.  

3. Awaria lub prace serwisowe KSeF

Podczas użytkowania KSeF mogą zdarzyć się prace serwisowe lub przerwy w dostępie z powodu awarii. Niedostępność systemu KSeF ma być ogłaszana z wyprzedzeniem (lecz niewiadomo, jak długim) w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Pojawią się również komunikaty w oprogramowaniu interfejsowym. Komunikat wyznaczy okres trwania tej awarii.  

Warto więc zadbać o to, aby system finansowo-księgowy podatnika w sposób automatyczny weryfikował komunikaty w tym zakresie. Równie ważne jest weryfikowanie momentu zakończenia prac serwisowych, z następujących przyczyn. 

W okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik powinien wystawiać faktury w postaci elektronicznej zgodnej z wzorem faktury ustrukturyzowanej. Podatnik powinien uzgodnić ze swoim kontrahentem sposób przesyłania takiej faktury. Podatnik jest też obowiązany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, umożliwiającym weryfikację danych na niej zawartych oraz umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury. 

Co najważniejsze, faktura wystawiona w czasie serwisu KSeF w formie elektronicznej, powinna zostać wysłana do KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury. Czas na taką wysyłkę jest krótki. W przypadku prac serwisowych KSeF (zaplanowanych z wyprzedzeniem) należy to bowiem uczynić nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur. Natomiast w razie awarii systemu KSeF (zdarzenia nagłego, nieplanowanego) termin ten wynosi 7 dni roboczych od ustania awarii. 

Jeżeli podatnik nie wypełni ww. obowiązków, a więc wystawi w okresie prac serwisowych fakturę niezgodną ze wzorem, bądź nie wyśle do KSeF faktury w powyższych terminach, naczelnik urzędu skarbowego nakłada (w drodze decyzji) na podatnika karę pieniężną.  

Mając na uwadze powyższe, najlepiej uporządkować procesy wewnątrz firmy tak, aby całkowicie unikać wystawiania faktur w okresie serwisu. Wiąże się z tym dodatkowe obciążenie administracyjne oraz ryzyko nałożenia grzywny przez urząd skarbowy. 

Identyczna procedura obowiązuje w przypadku, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF. Podatnik powinien przesłać do KSeF taką fakturę w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. 

Może wystąpić również przypadek, w którym nie będzie możliwości umieszczenia komunikatu na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. W takim wypadku Minister Finansów przekaże komunikat o awarii w social mediach. W tym przypadku komunikat o zakończeniu awarii KSeF również jest zamieszczany w środkach społecznego przekazu. Komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF zamieszczone w środkach społecznego przekazu wyznaczają okres trwania tej awarii. 

W przypadku awarii, o której informacja jest przekazywana za pośrednictwem social mediów, podatnik w okresie trwania awarii wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne. Tych faktur nie ma obowiązku przekazywać po zakończonej awarii do KSeF. Faktury wystawione w tym okresie mają charakter dotychczasowej formy, czyli elektronicznej lub papierowej.⁷ 

Również nabywca (odbiorca faktury) powinien przygotować procedury na wypadek przerwy w działaniu KSeF. Przecież odebranie faktury ustrukturyzowanej to zdarzenie równie istotne z perspektywy poprawności rozliczeń VAT (i nie tylko). Warto zadbać przede wszystkim o uzgodnienie z wystawcą faktury sposobu otrzymywania faktur w czasie awarii, aby nie być zaskoczonym, gdy awaria taka wystąpi.  

Ważne jest ponadto określenie sposobu księgowania faktur „awaryjnych”. Podczas awarii nie będą one trafiały do podatnika z KSeF, tylko w inny uzgodniony sposób. Pamiętajmy jednak, że takie faktury i tak trafią do podatników  (wystawca ma obowiązek tam je przesłać), a więc system finansowo-księgowy będzie je zapewne przekazywał podatnikowi także w sposób ustrukturyzowany. Istotne, aby system był na tyle „inteligentny”, aby np. nie ujmował faktury wystawionej w czasie awarii i następnie „wrzuconej” do KSeF po ustaniu awarii jako podstawy np. do odliczenia podatku naliczonego. Może to grozić podwójnym odliczeniem VAT z tej samej faktury. Warto być przygotowanym, aby uniknąć takiej sytuacji.⁸ 

4. Sankcje za niestosowanie KSeF

Jeśli podatnik wbrew obowiązkowi: nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, bądź w okresie trwania awarii KSeF albo niedostępności KSeF, albo w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF, nie przesłał w wymaganym terminie do KSeF faktury po ustaniu awarii, niedostępności czy swoich problemach technicznych – naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza KSeF. 

Karę pieniężną uiszcza się, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary. Dobra wiadomość jest taka, że ustawodawca daje podatnikowi czas na wdrożenie się w obowiązki związane ze stosowaniem KSeF i kary te mogą być nakładane dopiero od 1.1.2025 r. 

5. Termin przechowywania faktur ustrukturyzowanych 

Faktury ustrukturyzowane po przesłaniu ich do KSeF są przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Zatem obowiązek przechowywania faktur w KSeF leżeć będzie po stronie organów skarbowych. To nie podatnik będzie obowiązany do archiwizowania faktur ustrukturyzowanych, tak jak było do tej pory.  

Niemniej jednak może zdarzyć się sytuacja, że dla części faktur okres przedawnienia będzie dłuższy niż 10 lat. W takim wypadku, po upływie okresu 10-letniego, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza KSeF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zatem w tych wypadkach, po upływie lat 10,  obowiązek przechowywania faktur poza systemem KSeF spoczywać będzie na podatniku. Należy przy tym pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu faktur przed ryzykiem utraty, zniszczenia lub naruszenia integralności

Należy pamiętać, że KSeF przechowuje jedynie faktury, a nie inne dokumenty księgowe. Zatem jeżeli chodzi przykładowo o umowy i inne dokumenty dotyczące danej transakcji, to podatnik powinien zadbać o ich bezpieczną archiwizację. Archiwizacja może się odbywać w tradycyjnej formie lub ewentualnie elektronicznie, przy czym przy elektronicznym przechowywaniu dokumentów należy zadbać o autentyczność pochodzenia i jakość skanów.⁹  

6. Wyzwania dla firm związane z wprowadzeniem KSeF

Istotnie wdrożenie KSeF będzie wiązać się z szeregiem dodatkowych obowiązków. Jedocześnie, konieczna jest szeroka kampania informacyjna w zakresie wdrożenia KSeF, a zmiany będą odczuwalne po dwóch – trzech latach od wdrożenia KSeF, a więc u niektórych podatników dopiero w 2028 r.¹⁰ Być może niezbędne będą szczegółowe objaśnienia ze strony Ministerstwa Finansów. 

Niekiedy przedsiębiorcy prowadzący działalność na większą skalę (np. fakturujący codziennie nowych kontrahentów) lub biura rachunkowe będą zmuszone przejąć obowiązki od swoich klientów związane z wystawianiem oraz odbieraniem faktur ustrukturyzowanych. Warto podkreślić, że niektórzy podatnicy do dziś wystawiają oraz przyjmują faktury na tzw. drukach akcydensowych, które to są wypisywane odręcznie. Biura rachunkowe mogą uzyskać upoważnienie do obsługiwania KSeF od swoich klientów. Stosowne zawiadomienie należy złożyć we właściwym urzędzie skarbowym. Zakres świadczonych usług zostanie zatem zmodyfikowany, a co za tym idzie odbiorcy świadczonych usług mogą spodziewać się aktualizacji cennika ze strony podmiotów prowadzących ich ewidencję księgową (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz podmioty prawa kapitałowego). Warto rozważyć zmianę postanowień umowy oraz ryzyka związanego z wykonywanymi usługami. 

Powiązanym zagadnieniem z przejęciem obowiązków od Klientów przez biura rachunkowe, związanym z KSeF będzie rozpatrzenie, czy obecny zakres ubezpieczenia biura rachunkowego zawiera odpowiedzialność za wystawianie faktur.  

Innym zagadnieniem wymagającym uwagi może być zakup odpowiedniego sprzętu lub oprogramowania dostosowanego do KSeF. Ten aspekt może wymagać znaczących nakładów finansowych ze strony podatników. Warto jednak śledzić aktualne możliwości dofinansowania w tym zakresie ze strony Urzędów Pracy oraz UE.

Kolejnym wyzwaniem dla sprzedawców będzie właściwa i prawidłowa identyfikacja Klientów. Obecny stan prawny VATU zakłada, że odbiorca posługuje się numerem NIP, dzięki któremu można zidentyfikować jego dane w CEIDG lub KRS. Wątpliwości i trudności pojawiają się w przypadku rolników ryczałtowych oraz osób świadczących usługi tzw. najmu prywatnego. Pierwsza z wymienionych grup nie posługuje się numerem NIP. Przewidziano dla tej grupy jedynie szczególne procedury w VATU.  

Ponadto należy zwrócić uwagę na wystawianie faktur uproszczonych, czyli paragonów z NIP odbiorcy do kwoty 100 EUR (450 zł). Dokumenty te będą traktowane jako faktury uproszczone nie podlegające przepisom KSeF jeszcze przez pół roku od wdrożenia KSeF (dla czynnych podatników VAT 1.7.2024 r., a dla podatników zwolnionych od 1.1.2025 r.), co praktycznie oznacza wdrożenie KSeF u niektórych odbiorców dopiero od 1.7.2025 r. 

Podatnicy będą zmuszeni do wyeliminowania duplikatów z nazewnictwa. Każdy dokument będzie wystawiony w systemie oraz tam archiwizowany przez 10 lat. Tak długi okres nie został uzasadniony przez MF. Istotnie nie powinny występować sytuacje, że podatnik zagubił fakturę stąd duplikaty przestaną funkcjonować w obrocie gospodarczym. Ponadto zmiany zakładają eliminację not korygujących zarówno w środowisku KSeF, jak również poza nim.  

Obecnie w firmach funkcjonuje praktyka podatkowa w zakresie archiwizowania dokumentów wystawianych w sposób konwencjonalny (papierowo lub elektronicznie). Obligatoryjny KSeF mocno jednak tę praktykę zmieni. Znikną przede wszystkim dylematy odnośnie archiwizowania w formie elektronicznej dokumentów otrzymywanych papierowo i na odwrót. 

Ogólnopolskie, powszechne fakturowanie może przynosić wiele korzyści takich jak automatyzacja procesów związanych z wystawianiem, odbieraniem faktur i/lub przekazywaniem co za tym idzie dokumentów do biura rachunkowego za miesiąc poprzedni, aby terminowo obliczyć podatki oraz przekazać informacje o wysokości podatków za dany okres. Jednakże należy odpowiednio przygotować merytorycznie, organizacyjnie oraz technologicznie infrastrukturę związaną z KSeF składającą się z właściwego sprzętu oraz oprogramowania. Wszystkie te aspekty wymagają odpowiedniego przygotowania, co przekłada się na wygospodarowanie adekwatnego czasu w każdym podmiocie gospodarczym.¹¹  

Bibliografia: 

1. Akty prawne: 
   • Rozporządzenie z 27.12.2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 2481) 
   • Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, Dz.U.2023.1570 t.j. 
2. Literatura: 
   • Brzostowska M, Kubiesa P., Jak korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, Beck 2023 
   • Fornalik J., Krajowy System e-Faktur 2023, Beck 2023 
   • Kieszkowski W., Niedostępność systemu KSeF, 2023 Legalis 
   • Kieszkowski W., Jak odbierać faktury w przypadku awarii KSeF? 2023, Legalis 
   • Michalik T. (red.), Komentarz do ustawy o VAT, Beck 2023 
3. Źródła internetowe: 
   • E-book firmy Asseco Business Solutions, Ponad 50 pytań o Krajowy System e-Faktur, możliwość pobrania: assecobs.pl/baza-wiedzy/ponad-50-pytan-o-krajowy-system-e-faktur, dostęp dnia: 24.10.2023 r. 
   • Kieszkowski W., (2022), Rozporządzenie MF wskazuje, jak korzystać z KSeF, https://legalis.pl/rozporzadzenie-mf-wskazuje-jak-korzystac-z-ksef/; dostęp dnia 24.10.2023 r. 
   • Krajowy System e-Faktur (KSeF), https://www.podatki.gov.pl/ksef/, dostęp dnia: 24.10.2023 r. 
   • Krajowy System e-Faktur (KSeF) coraz bliżej. Przygotuj swoją firmę do e-fakturowania, Artykuł Ministerstwa Finansów z 3 lipca 2023 roku, https://www.kis.gov.pl/wiadomosci/aktualnosci/-/asset_publisher/JSs9/content/krajowy-system-e-faktur-ksef-coraz-blizej-przygotuj-swoja-firme-do-e-fakturowania?redirect=https%3A%2F%2Fwww.kis.gov.pl%2Fstart%3Fp_p_id%3D101_INSTANCE_Xc7c%26p_p_lifecycle%3D0%26p_p_state%3Dnormal%26p_p_mode%3Dview%26p_p_col_id%3D_118_INSTANCE_8yWD__column-2%26p_p_col_count%3D1, dostęp dnia: 24.10.2023 r. 
   • Lewandowicz L., (2023), rozmowa dla portalu Prawo.pl, https://skwp.pl/aktualnosc/po-wdrozeniu-obligatoryjnego-ksef-biura-rachunkowe-beda-musialy-zmienic-umowy-rozmowa-z-leszkiem-lewandowiczem-2/, dostęp dnia: 24.10.2023 r. 
   • Od papierowej do cyfrowej Polski, Artykuł Ministerstwa Cyfryzacji, https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/od-papierowej-do-cyfrowej-polski, dostęp dnia 24.10.2023 r. 
   • Pogroszewska M., (2023), KSeF obowiązkowy od 1 lipca 2024 r. – prezydent podpisał ustawę, https://www.prawo.pl/podatki/ksef-obowiazkowy-od-1-lipca-2024-r,522428.html, dostęp dnia: 24.10.2023 r.